Khi mở thêm chi nhánh, nhiều doanh nghiệp để một nhân viên tạo Google Business Profile rồi chia sẻ mật khẩu. Cách này nhanh lúc đầu nhưng tạo rủi ro: người nghỉ việc, bên agency đổi người phụ trách hoặc email khôi phục không còn ai quản lý. Quyền truy cập cần được tổ chức như một tài sản vận hành, không phải một tài khoản cá nhân.
Owner chính phải thuộc doanh nghiệp
Email owner chính nên là email tổ chức mà doanh nghiệp kiểm soát. Người phụ trách nội bộ, quản lý chi nhánh và bên agency chỉ nhận quyền phù hợp để làm việc. Không chia sẻ mật khẩu owner; hãy quản lý bằng quyền truy cập trong Business Profile.
Lập inventory cho từng hồ sơ
- Tên chi nhánh, địa chỉ và URL Google Maps.
- Email owner/manager, người chịu trách nhiệm và ngày rà soát gần nhất.
- Số điện thoại, website/URL đặt dịch vụ và giờ hoạt động đã phê duyệt.
- Tình trạng xác minh, hồ sơ cũ/trùng và ghi chú sự cố nếu có.
Có quy trình bàn giao khi đổi nhân sự
Quy trình tối thiểu gồm thêm người mới, xác nhận họ truy cập đúng hồ sơ, chuyển tài liệu dữ liệu chuẩn rồi mới gỡ quyền cũ theo chính sách doanh nghiệp. Không chờ đến khi có tranh chấp mới tìm lại email và quyền quản trị.
Phân quyền không thay trách nhiệm dữ liệu
Dù nhiều người có quyền cập nhật, chỉ nên có một nguồn phê duyệt cho tên, giờ, URL, ảnh và phản hồi review. Điều này giúp chi nhánh không tự tạo thông tin khác nhau cho cùng thương hiệu.
Hiểu các vai trò trong Google Business Profile
- Chủ sở hữu chính (primary owner): quyền cao nhất, có thể thêm và gỡ người khác, chuyển quyền sở hữu. Nên là tài khoản của doanh nghiệp.
- Chủ sở hữu (owner): quyền quản lý rộng, gồm thêm người dùng.
- Người quản lý (manager): chỉnh sửa thông tin, trả lời review, đăng bài; không quản lý người dùng.
Tên gọi và quyền cụ thể có thể thay đổi theo cập nhật của Google, nên kiểm tra trong phần quản lý người dùng của từng hồ sơ.
Nhóm doanh nghiệp (business group) cho chuỗi
Với nhiều địa điểm, Google cho phép gom các hồ sơ vào một nhóm để quản lý tập trung. Nhóm nên do tài khoản doanh nghiệp làm chủ; các quản lý chi nhánh chỉ được thêm vào đúng hồ sơ của mình. Cách này giúp khi một chi nhánh đổi quản lý, doanh nghiệp chỉ cần gỡ một người khỏi một hồ sơ thay vì phải lấy lại quyền từ đầu.
Checklist khi nhân sự nghỉ việc
- Gỡ quyền của người nghỉ trên tất cả hồ sơ họ có quyền.
- Kiểm tra email và số điện thoại liên kết với hồ sơ.
- Cập nhật bảng inventory quyền truy cập.
- Kiểm tra các tích hợp (đặt chỗ, tin nhắn) có dùng tài khoản cá nhân của người đó không.
Liên quan
FAQ
Có nên để agency làm owner chính không?
Doanh nghiệp nên giữ owner chính. Agency có thể nhận quyền phù hợp để triển khai, nhưng quyền kiểm soát cuối cùng và email khôi phục cần thuộc doanh nghiệp.
Mỗi chi nhánh có cần một owner riêng không?
Không cần chia owner chính theo chi nhánh. Quan trọng là doanh nghiệp kiểm soát owner và cấp manager theo vai trò vận hành.
Agency có nên là chủ sở hữu chính của hồ sơ không?
Không nên. Agency chỉ cần quyền quản lý để làm việc. Quyền chủ sở hữu chính nên thuộc doanh nghiệp để tránh mất kiểm soát khi kết thúc hợp tác.
WhatsApp